Pense em quantas vezes você ouviu a seguinte frase: “Nada é tão bom que não possa melhorar.”? Hoje, com as constantes e rápidas mudanças que presenciamos, não dá para ficar parado, apostando nas mesmas estratégias que deram certo no passado. E mais: sempre há o que melhorar!
É por isso, que no Descomplicando a Revenda de hoje, trazemos o conceito de Melhoria Contínua para a Gestão de seu Posto de Combustíveis, além de mostrarmos, ao final do texto, uma ferramenta para ajudá-lo: o ciclo PDCA.
O que é melhoria contínua?
A melhoria contínua é uma prática cíclica, adotada pelas empresas que visam melhorar seus resultados através de processos, produtos e serviços mais eficazes.
Para vencer a concorrência, as empresas buscam processos que gerem valor ao cliente, ao menor custo possível. Então, para que você se destaque em um setor onde, por exemplo, a guerra de preços é comum e adotada como parte da estratégia de muitos revendedores, a melhoria contínua pode ser o caminho para seu sucesso.
Para estruturar o processo de identificação de oportunidades, principal característica da melhoria contínua, existe uma série de métodos aplicáveis que se baseiam nessa melhoria e que giram em torno de seis princípios que se conectam através de três pilares principais: engajamento, autonomia e acompanhamento.
Os seis princípios da melhoria contínua:
1. Pequenas Mudanças
Grandes mudanças, em qualquer negócio, podem assustar as pessoas e trazer resistência à sua aplicação, além dos riscos financeiros envolvidos. Por isso, invista em pequenas mudanças, de aplicações fáceis e que não demandem muito tempo e estratégias avançadas. Um exemplo é a metodologia SCRUM para a criação de novas ações em formato de tarefas. Já abordamos esse assunto aqui no blog e você pode acessá-lo clicando aqui.
2. Ideias dos Funcionários
A melhoria contínua depende dos funcionários para identificarem as melhores oportunidades. Afinal, são eles que estão próximos dos problemas relacionados às atividades de rotina e também em contato direto com seus clientes. Crie programas que motivem seus funcionários a enviarem suas sugestões de melhoria regularmente. A bonificação através de programas com esse intuito deve sempre ser encarada como um investimento no seu negócio.
3. Melhorias de Baixo Custo
Na maioria das vezes, as melhorias através de ações implementadas visam a diminuição de processos ao invés da criação de um novo. Essa é uma maneira que garante a redução de desperdícios de recursos (como o próprio tempo do funcionário) e gera valor para seus clientes.
Crie uma matriz de custo versus impacto para priorizar aquelas ações que representam maior impacto para seu negócio, ao menor custo. Isso te ajudará a colocar em prática aquelas ações que trazem retorno mais rapidamente.
4. Assumir a Responsabilidade
Seus funcionários só estarão no centro da cultura de melhoria contínua se sentirem que possuem autonomia para a aplicação das mesmas. Por isso, dê autonomia para que executem suas ideias, assim estarão mais comprometidos com o resultado final.
Faça com que o funcionário seja o responsável pela aplicação do projeto no qual sua ideia está centrada. Torne-o responsável pela execução e também pelo resultado, mas sem que ele se sinta pressionado.
5. Feedback Constante
É importante que, durante cada fase da execução das ações propostas para melhoria, você mantenha uma comunicação estreita com os responsáveis. Isso te dará tempo caso alguma possível ação de correção seja necessária.
Crie um processo de acompanhamento frequente das ações. Por exemplo: assim como na metodologia SCRUM, você também poderá fazer pequenas reuniões diárias com o intuito de saber o que foi feito até aquele momento e o que será realizado naquele dia, além dos possíveis impedimentos para a realização das atividades propostas.
6. Acompanhamento dos Resultados
Uma simples mudança não pode ser encarada como uma melhoria. É necessário que você avalie os resultados obtidos com a ação e determine o sucesso ou não. Por isso, é importante que a pessoa responsável pela ação coloque um prazo para sua execução e, após esse período, avalie e apresente os resultados obtidos. Isso permite, por exemplo, determinar se a alteração pode ser aplicada com sucesso para a solução de outros problemas.
Coloque o funcionário que sugeriu a ação como responsável também pelos resultados que esta ação irá gerar. Mostre a ele que é importante ficar atento aos resultados e depois apresentá-los, pois só assim você poderá medir e, possivelmente, aplicá-los novamente em outros projetos. Depois, armazene os resultados em local de fácil acesso para que possa comparar os resultados em diferentes períodos. Essa prática faz parte da sua gestão do conhecimento e é extremamente importante para o sucesso das suas ações de melhoria.
Todos esses princípios podem ser reunidos em uma famosa ferramenta que auxilia a prática de melhoria contínua na gestão de seu Posto de Combustíveis: o Ciclo PDCA.
O que é Ciclo PDCA?
O Ciclo PDCA é uma ferramenta para gestão da qualidade utilizada no controle de processos com foco na solução de problemas e baseado na melhoria contínua. Sua aplicação consiste em 4 etapas, que se relacionam com cada uma das letras que compõem seu nome: P – plan (planejar); D – do (fazer); C – check (checar); A – act (agir).
Entenda as 4 etapas do ciclo PDCA
Antes de aplicar a ferramenta é preciso entender seu funcionamento e saber como utilizá-la em cada uma de suas etapas.
Planejar (plan)
Nesta fase são definidos os objetivos e metas de cada processo que você estabelecerá para seu ciclo, pensando no resultado que quer alcançar para aquele determinado serviço.
O planejamento deve ser composto pelos seguintes passos:
- Identificação do problema.
- Estabelecimento de metas.
- Análise do fenômeno (o que causa o problema).
- Análise do processo (como será aplicado para eliminar o problema).
- Plano de ação (descrição do processo, com estratégias, objetivos etc).
Fazer (do)
Essa é a etapa na qual o plano será executado. É importante estabelecer um prazo bem definido para que você tenha em mente como está sendo o desenvolvimento e, assim, possa fazer o acompanhamento de perto. Lembre-se de envolver o funcionário que deu a ideia e garantir que ele tenha os recursos necessários para a execução daquilo que foi planejado na primeira etapa do ciclo.
Você deverá acompanhar de perto e garantir que esteja recebendo os feedbacks necessários.
Checar (check)
Esse é o momento em que você analisa os resultados. É nessa fase que você encontrará os erros ou falhas do processo e medir se essa ação poderá ser aplicada com sucesso para a solução de algum outro problema.
Faça um monitoramento sistêmico do que está sendo executado para evitar que tenha surpresas ao final do ciclo. Por isso, é recomendado que essa etapa ocorra paralelamente ao início da execução do seu processo. Quanto mais cedo os resultados forem acompanhados, mais cedo você saberá se o planejamento está no caminho certo e se os resultados esperados serão alcançados. Assim, é possível evitar erros e poupar tempo e recurso.
Para esta fase, é de suma importância que haja o suporte de uma ferramenta estatística para salvar os resultados, avaliá-los e depois consultá-los sempre que precisar.
Agir (act)
Esta é a fase de ação corretiva ou padronização do seu processo.
Nessa etapa, analise os resultados finais obtidos e, em caso de sucesso, adote o processo como padrão. Já para os casos em que os resultados obtidos estejam fora daquilo que era o esperado, é importante que você se reúna com a equipe para agir corretivamente sobre os pontos que impossibilitaram o alcance das metas estipuladas.
Chegamos à última etapa, certo? Errado! Como falamos anteriormente, o ciclo PDCA é uma ferramenta para ser utilizada como apoio à melhoria contínua da gestão do seu Posto de Combustíveis. Por isso ele sempre se renovará e você deverá cuidar para que esse processo esteja na rotina da sua gestão.
Melhoria contínua com o ciclo PDCA
Como você pode ver, com o ciclo PDCA é possível passar por todos os 6 princípios da melhoria contínua que passamos no texto.
Desde a etapa em que você considera fazer pequenas mudanças como estratégia para garantir a melhoria contínua na gestão do seu Posto de Combustíveis, passando pelo acompanhamento e chegando na medição dos resultados, todas elas estão diretamente ligadas ao processo que permeia a metodologia na qual o ciclo PDCA se baseia.
Então, trouxemos esta ferramenta como uma excelente alternativa para que você consiga aplicar os conceitos de melhoria contínua na gestão do seu Posto de Combustíveis.
Agora, é importante que você aplique os conceitos e depois compartilhe os resultados conosco e com os demais revendedores.
