Fechamento de Caixa e Proteção do Capital de Giro na Revenda

Temos vivido situações muito interessantes no complexo mundo da gestão do caixa e proteção do Capital de Giro na Revenda de Combustíveis.

Este universo de processos de controladoria, se distingue de muitos outros de empresas de varejo, onde a gestão financeira ainda se faz de forma empírica, desconsiderando a leitura dos resultados operacional e financeiro.

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Muitos revendedores encerram os controles verificando tão somente se o caixa do turno bateu e se dão por satisfeitos quando tudo parece estar conferido. Entretanto, para que haja boa interpretação dos resultados, há que se saber que esse caixa é apenas uma transição dos valores auferidos em estoques, a preço de custo, levados à débito, creditando o movimento do PDV, agora à preços de venda, conciliando aquilo que se vendeu com o que foi recebido nas diversas modalidades de pagamento (crédito, cartões de crédito e débito, fiado e dinheiro). Mas, só isso não basta.

Esse movimento deve ser entendido como uma etapa de aferição da movimentação do capital de giro, circulante, disponível para a operação e que merece ser blindado de desvios no plano de contas.

Muito já se sabe sobre a necessária conciliação dos bancos x sistema, função essencial para que se cumpra uma etapa, mas na verdade, isso merece um desenho funcional.

O caixa do Posto é um confronto de diversas fases, começando pelo dinheiro que estava no banco, oriundo do giro do faturamento anterior com seu lapso de tempo necessário à sua efetivação, como 30 dias para cartões de crédito, 2 para débito e pelos menos 1 dia para pagamentos em dinheiro, até que se cumpra o depósito na conta corrente e sua conciliação. Assim, se faz extremamente necessário que toda movimentação de vendas esteja presente na conta corrente do banco, antes que se satisfaçam quaisquer despesas.

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Explico o porquê: quando lemos a Demonstração de Resultados (DRE), vinculamos na conta faturamento, tudo que vendemos ao preço de vendas, menos aquilo que gastamos para pagamento de despesas. Esse saldo parece ser o resultado, mas não é.

Ocorre que este faturamento mensal aparente nas demonstrações ainda não viraram caixa, pois saíram dos tanques, via PDV e foram parar nas contas de balanço, ou seja, nas contas à receber, sujeitas à conciliação em seu tempo creditício.

Já as despesas, são liquidadas na conta resultado e isso confunde a análise. Tem quem entenda essa diferença em apuração por caixa ou por competência. Isso quer dizer que, quando levamos em conta faturamento como receitas de vendas, desconsideramos o tempo em que passará nas eventuais variações dos preços de custo dos combustíveis. Ou seja, a cada alta de produtos no meio do caminho, o Posto não contemplará a necessidade de reposição do capital de giro necessário a que se destine nas novas compras com preços diferenciados, tanto para cima como para baixo.

Então, como sair dessa sinuca de bico?

Vamos por fases de entendimento:

1. O giro está originalmente no banco.
2. Do banco, vai para o estoque, quando compramos, como conta de balanço e não de resultado.
3. Sai do estoque e vai para o PDV, passando pelo crédito antecipado na leitura das bombas. Ai se encontra uma conta de resultado, que é a diferença entre o preço de custo para o preço declarado para venda no sistema. A diferença é o lucro bruto operacional.
4. Sai do PDV e vai para as contas à receber, como crédito e para o Banco precisa ir tudo aquilo que seja movimentação em dinheiro. Nessa hora, conseguimos conciliar se o caixa bateu financeiramente pelo movimento, porém devemos entender que a raiz de tudo foi esse movimento dos estoques.
5. Esse estoque é que integra a leitura do caixa e portanto, deve ser também conciliado diariamente, através da leitura pelo LMC (Livro de Movimentação de Combustíveis), ou pelo sistema x medições automáticas, por régua, ou por contagem nas lojas.

Quer dizer que, se o caixa bate, mas o estoque não, temos um grande problema a resolver. Isso inclui também a gestão das variações dos estoques nas lojas de conveniências, que geralmente não recebem contagem sistemática diária, semanal ou mensal para conferências.

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A Necessidade Líquida de Capital de Giro (NLCG), é uma conta importante para o Revendedor entender, e significa a necessidade de capital suficiente para que se consiga pagar o que se deve com o que se tem a receber, excluindo saldo de movimento em banco.

Essa conta deve ser vigiada da mesma forma que o caixa, já que essa leitura e suas alterações é que vão dar a noção correta daquilo que se fez como resultado financeiro e econômico na operação do Posto e da Loja. Portanto, há que se pesar o fato de que não devemos fazer nenhum pagamento pelo caixa do Posto, ou se o fizermos, devemos lançar corretamente no plano de contas para que não hajam desvios nesse processo de controladoria.

No fim, com a leitura da DRE (Demonstração do Resultado de Exercício), focaremos na variação do capital circulante nas contas de balanço. Como o português da padaria, que conta tudo o que comprou, pagou, o que sobrou e mais a variação do estoque de trigo.

No nosso caso, precisamos tirar uma foto desse capital circulante todo fim de mês e verificar se a sua variação foi positiva como a DRE. Veja como fazer:

1. Tire uma foto do seu estoque à preço de custo. Conte tudo, inventarie e se tiver sistema de gestão, atualize-o declarando as faltas, se houverem como perda de inventário. Isso aparecerá na DRE.
2. Some todo o seu ativo circulante, como tudo o que tem nas contas à receber, dinheiro em trânsito, cartões de débito não conciliados, cartões de crédito à receber (todos), some seu fiado, seus cheques pré- datados à depositar e seus saldos nas contas correntes e aplicações financeiras (se tiver).
3. Agora, some seu passivo circulante, tudo aquilo que ainda precisa pagar, nas contas que advém apenas dos estoques que ainda não foram pagos, mas também seus cheques pré-datados emitidos por você, que ainda não foram depositados. Despreze aí as contas de despesas recorrentes ou de competência do mês anterior. Se houver parcelamentos e financiamentos, inclua nos débitos todas as parcelas vincendas.
4. Agora, dos seus ativos circulantes, diminua esse passivo e terá um saldo de capital circulante líquido.
5. Comece por aí a sua leitura.

No próximo mês, faça o mesmo e veja qual foi a variação, nessa chamada conta de balanço entre essa primeira conta em relação à segunda.

Se seus processos de lançamentos estiverem corretos e auditados, podemos dizer que seu caixa está batido e nada está escapando dos processos de controle.

Agora, volte-se para interpretação da Demonstração de Resultados do seu sistema e verifique se o resultado operacional é transferido para esse balanço. Se não bater, “tem boi na linha”. Neste caso, existem algumas coisas a se fazer como:

1. Verificar se o seu processo de controle de caixa está contemplando a variação dos estoques, ou se estão vendendo seus produtos sem dar baixa no sistema fiscal.
2. Se os lançamentos de entrada de nota de compra estão corretos.
3. Se as bombas estão aferidas, os tanques estão estanques ou se ocorrem vazamentos.
4. Se o processo de recebimento de combustíveis precisa ser revisto.
5. Se você está contemplando o lançamento da evaporação no LMC e no sistema fiscal, com emissão de nota de evaporação mensal.
6. Se seus cartões estão conciliados.
7. Se não existem despesas realizadas pelos sócios ou por funcionários que não estejam lançadas no sistema.
8. Se descontos à clientes estejam fora do sistema, em cada venda.

Se tudo isso parecer difícil, não desista. Peça ajuda a consultores especializados em gestão que poderão te auxiliar em muito na correção da sua rota para o sucesso.

Carlos Giordano Jr tem mais de 40 anos de atuação no mercado de postos de combustíveis e lojas de conveniências . É fundador da Consiglio, incubadora e desenvolvedora de ideias, nascida com o propósito de ajudar a construir empresas sustentáveis e de sucesso.
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