Não quebrar o caixa do posto é considerado, por muitos revendedores, como um verdadeiro desafio. Além disso, a gestão do fluxo de caixa em postos de combustíveis é motivo de dúvidas e preocupações para o revendedor.
Trata-se de uma ferramenta gerencial utilizada para controlar entradas, saídas, contas a pagar e receber e demais movimentações financeiras em um intervalo de tempo.
Independentemente do número de Postos, a gestão de fluxo de caixa tem enorme importância para a saúde financeira do negócio.
Pensando nisso, no Descomplicando a Revenda desta semana, trago 7 dicas para você não quebrar o caixa do seu Posto. Continue a leitura, escute o conteúdo clicando no player abaixo ou assista ao vídeo!
1. Garanta a atualização diária dos dados
Para ser eficiente e colaborar para o crescimento do negócio, o fluxo de caixa deve refletir exatamente a realidade financeira do seu Posto, com base em dados atualizados diariamente.
Juntamente com sua equipe de funcionários, você deve estabelecer critérios para diferenciar os dados gerados. A visualização das planilhas de acompanhamento, permite a identificação imediata dos dados referentes às receitas, diferenciando-as das despesas. Além disso, você como gestor, deve estabelecer regras relacionadas ao fluxo de caixa para que a equipe siga. Isso garante que todas as operações de receita e despesa sejam registradas da mesma forma. As regras criadas facilitarão a rotina de administração financeira para não quebrar o caixa do seu posto.
Adapte as práticas de recebimento e dos prazos de pagamento às características do fluxo de caixa de cada posto, caso você tenha uma rede.
2. Adeque os recebimentos e prazos ao valor do fluxo de caixa
Para não quebrar o caixa do posto o valor do fluxo deve determinar tanto as possibilidades de forma de pagamento oferecidas aos clientes, quanto o prazo de pagamento negociado com as distribuidoras.
Se seu posto tem um valor de fluxo de caixa mais baixo, é preciso optar exclusivamente pelo pagamento à vista (em dinheiro ou no cartão de débito). Além disso, você deve verificar com a distribuidora a possibilidade de estender o prazo para pagamento das remessas.
Por outro lado, se seu fluxo de caixa tem valores mais altos, você pode oferecer aos clientes a vantagem do pagamento com o cartão de crédito ou o cheque. Nesse caso, existe a possibilidade de permitir o parcelamento da compra. Para evitar prejuízos que comprometam os resultados, você deve trabalhar com prazos de recebimento mais reduzidos.
Ainda em se tratando de valores de fluxos de caixa mais elevados, a negociação com os fornecedores pode resultar em custos menores para a aquisição dos combustíveis. Isso é possível, pois você conseguirá manter o estoque com prazos de pagamento mais curtos e com custos menores.
3. Otimize o relacionamento com os fornecedores
Para diminuir o impacto do pagamento das remessas sobre o fluxo de caixa, você deve otimizar o relacionamento com a distribuidora. Adote práticas que abram espaço para a negociação dos prazos e para a redução dos juros cobrados.
Para isso, é importante estar atento aos valores acordados e às datas previstas para quitação das dívidas. Isso garante que todas as operações sejam feitas da forma prevista no contrato de compra.
O fluxo de caixa oferece elementos importantes para que você realize um bom planejamento financeiro. As tomadas de decisões em relação às sobras ou às faltas de caixa ficam mais assertivas, mas desde que todas as operações estejam devidamente identificadas.
4. Identifique cada tipo de movimentação financeira
Separe os processos que acontecem diariamente ou semanalmente daqueles que são totalmente esporádicos. Com isso, você consegue aumentar a base de informações para tomar decisões quanto à saúde financeira do seu posto.
Isso é fundamental para orientar as escolhas que fazem toda a diferença no desempenho da sua empresa no mercado. Assim como a realização de ações para diminuir custos ou para aproveitar melhor os resultados de uma aplicação financeira.
Outra diferenciação muito importante, mas que nem sempre é realizada, é a separação das contas a pagar e a receber. As despesas relativas a taxas de aluguel, internet, impostos e outros pagamentos devem ser identificadas como contas a pagar. Além disso, as vendas parceladas também devem ser identificadas como tal.
Conhecendo o saldo atual do caixa e o saldo futuro, você se programa para aproveitar os bons momentos nas vendas. Ou, de forma contrária, para lidar com períodos de escassez, com atenção especial para os pagamentos parcelados.
5. Evite a antecipação de receitas
Algo muito comum na gestão do fluxo de caixa é contar com os valores referentes a cartões de crédito, cheques pré-datados e outras formas de pagamentos parcelados antes que eles estejam disponíveis no caixa. A antecipação de receitas acaba se tornando uma prática constante para muitos gestores.
Ao considerar os valores como recebidos antes que isso tenha acontecido, você gera impressões equivocadas sobre as finanças. Além disso, ainda pode assumir compromissos contando com um dinheiro que ainda não é seu. Além de gerar custos adicionais com a antecipação de recursos.
Por isso, o mais correto é fazer o lançamento destes dados apenas no vencimento de cada parcela. Assim, você evita erros que podem comprometer seu gerenciamento financeiro por meses.
Como disse, a antecipação de receitas é uma prática muito comum na maioria dos modelos de negócio e deve ser evitada para não quebrar o caixa do seu posto.
6. Registre todos os processos de forma completa
Todos os débitos ou créditos, por menores que sejam, devem ser contabilizados. Isso porque as pequenas ausências farão uma enorme diferença no fluxo de caixa ao final do período.
Você deve manter a organização dos arquivos. Para isso, vale a pena investir na utilização de programas ou aplicativos especialmente desenvolvidos para facilitar sua gestão financeira.
A incoerência no acompanhamento dos resultados do negócio faz com que você tenha mais dificuldade para implementar as mudanças necessárias para promover o crescimento do negócio.
7. Invista na automação do fluxo de caixa
Existe, no mercado, vários softwares e ferramentas que facilitam as tarefas relacionadas ao controle financeiro. Vale a pena investir para que você tenha maior exatidão e segurança no registro, acompanhamento e interpretação dos dados.
Quando se tem um sistema computadorizado e integrado, é possível reduzir os erros na gestão e otimizar o trabalho de toda a equipe. Seja para identificar as entradas e saídas diárias ou para determinar quais foram os resultados, por exemplo, de uma promoção realizada no último mês.
Agora que você já sabe como otimizar a gestão das suas movimentações financeiras para não quebrar o caixa do seu Posto, é hora de colocar em prática.
Mas se ainda ficou com alguma dúvida relacionada ao Ciclo do Fluxo de Caixa e o que deve fazer para não quebrar o caixa do seu Posto, essa dica é para você. Preparamos um eBook para te explicar, de forma detalhada, como calcular e fazer a gestão do Fluxo de Caixa do seu Posto de Combustíveis. Baixe agora clicando no banner abaixo!
