Se você quer iniciar 2020 com mais produtividade e menos “incêndio para apagar”, tenho uma solução prática: implemente uma metodologia ágil de Gestão de Projetos. Um dos modelos de metodologia ágil é o SCRUM, muito usado em empresas de tecnologia. O que fiz de diferente, foi aplicá-lo na gestão de uma rede de postos de combustíveis sendo, provavelmente, um dos primeiros revendedores a fazer isso no Brasil, obtendo resultados transformadores.
O SCRUM é uma metodologia para gerenciamento de projetos complexos, sendo um dos métodos ágeis mais populares do mundo. No Brasil ainda é pouco difundindo, ainda mais no setor de combustíveis, tão tradicional e avesso à novidades. O revendedor, em grande parte, tem como característica a gestão familiar, pouco atento aos processos, dados e cobranças de resultados. Você precisa mudar, sair da sua zona de conforto e ter o negócio na sua mão.
Há um ano decidi me dedicar o máximo possível ao ClubPetro e precisei mudar minha maneira de trabalhar. Apesar de ter transformado a minha gestão com a implantação de um Programa de Fidelidade próprio, minha equipe ainda trabalhava de forma tradicional, sem planejamento e métricas acompanhadas periodicamente. Eu também não tinha muito tempo disponível e precisava optar entre gerenciar cinco postos ou meu dedicar ao ClubPetro.
Implantei em meus postos o SCRUM, possibilitado entregas mais rápidas e transparentes, visíveis aos gestores e com mais valor agregado ao cliente. Porém, muitos revendedores que converso sentem uma dúvida comum ao tentar aplicar o Scrum e de como ele funciona exatamente.
O Scrum busca entregar resultados de maneira mais rápida e com menor custo, focando em tarefas que possam trazer resultado melhores. Com esta metodologia, você empodera toda a sua equipe, envolvendo-a na criação das metas e no seu cumprimento. Seus frentistas e gerentes participam da elaboração e execução, pequenos problemas do dia a dia são levantados em pauta alimentando um “estoque” de demandas a serem resolvidas.
Depois, são definidos ciclos, que podem ter a duração de 2 a 4 semanas, chamados sprints. Em cada sprint são priorizadas as tarefas que a equipe considera mais importantes e que sejam possíveis de ser realizadas no período do ciclo. Na minha operação, utilizo ciclos de 15 dias, a cada ciclo renovamos as tarefas a serem executas e realizamos um bate papo sobre o sprint passado. Os ciclos geram feedbacks frequentes e rápidos e, diferente das metodologias tradicionais de Gestão de Projetos, o Scrum gera valor ao mesmo tempo em que combate o desperdício. A cada sprint, a equipe busca a superação em relação ao anterior e a melhoria contínua.
Diariamente em horário de menor movimento do posto, os envolvidos atualizam suas tarefas do Scrum e descrevem seu progresso em relação ao objetivo do sprint. O status de cada tarefa tende a evoluir de “A Fazer” para “Fazendo” e de “Fazendo” para “Feito”. Isso, normalmente, é exposto em um quadro físico, mas eu mantenho tudo online, na palma de minha mão, pelo aplicativo.
Ao final do sprint, na reunião de Revisão, espera-se que todas as tarefas definidas para o cumprimento do objetivo estejam completas. Assim, o Sprint é considerado concluído. Se não for entregue, o Sprint não foi finalizado, sendo necessário rever os objetivos e redefinir as tarefas. Um scrum bem aplicado gera uma melhoria de até 4x na entrega das equipes, mas, o mais importante: gera uma cultura de resultados altamente enraizada, e isso se reflete no aumento de produtividade e satisfação de todos os envolvidos.
Escrever um artigo sobre isso não é fácil, é complexo de explicar e necessita resiliência para aplicar, por isso, vou apresentar na prática, na próxima quarta-feira, dia 18, às 20h, no próximo Aulão online.
