Como gerar e usar as informações para tomada de decisão em Posto de Combustíveis?

Conforme trouxemos em texto anterior, o Plano de Negócios pode ser utilizado como uma ferramenta de gestão, permitindo conhecer a situação atual e modelar o caminho para atingir objetivos e metas, levando a empresa para uma situação desejada, por meio de ações e decisões necessárias.

A partir desta perspectiva, para que o revendedor entenda a situação atual do posto, é necessário que ele conheça os seus números de forma clara e transparente. No texto de hoje, mostraremos como gerar e usar as informações para tomada de decisão em Posto de Combustíveis.

Navegue e aprenda mais sobre a tomada de decisão baseada em dados nos Postos:

• O que é a tomada de decisão baseada em dados?
• Como efetuar a tomada de decisão baseada em dados nos Postos de Combustíveis?
• Dúvidas Frequentes

O que é a tomada de decisão baseada em dados?

A tomada de decisões baseada em dados é um processo de identificação de um problema e da coleta de informações relacionadas a ele. Na sequência, ocorre a classificação do que foi apurado na forma de indicadores responsáveis por quantificar e estabelecer um padrão. A etapa final envolve a proposta de estratégias capazes de solucionar ou melhorar o que foi identificado por essa análise.

A partir dessa estrutura, o gestor consegue embasar suas escolhas com dados palpáveis e direcionar as ações para alcançar as principais metas da empresa. Assim, suas decisões ocorrem por influência de informações comprovadas e não apenas nas suas próprias opiniões.

Esse conceito, também chamado de data-driven (orientação por dados), vem sendo amplamente adotado pelas empresas na busca por potencializar os seus negócios e tem retornado resultados satisfatórios.

Mas como explorar essa metodologia no ambiente do revendedor, ou seja, no cenário dos postos de combustíveis?

Como efetuar a tomada de decisão baseada em dados nos Postos de Combustíveis?

Para começar, é necessário conhecer todas as receitas do posto, analisando a sua natureza, a quantidade e a evolução. Ou seja, o gestor precisa entender a composição da receita de cada produto e serviço comercializado pelo posto.

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O exemplo abaixo mostra como essas informações podem ser organizadas em grupos e subgrupos:

1. Receita com Combustíveis
   1. Etanol.
   2. Gasolina Comum.
   3. Gasolina Aditivada
   4. Diesel
2. Receita com Lubrificantes/ Filtros
   1. Por tipo/marca
3. Serviços de Troca de Óleo
4. Receita com Acessórios
   1. Palhetas.
   2. Aditivos.
   3. Etc.
5. Receita com Loja de Conveniência
   1. Bebidas.
   2. Salgados.
   3. Etc.

Ao analisar as Receitas do posto de forma segmentada, o gestor tem clareza dos produtos que estão com maior saída e os que estão com vendas baixas.

Estas informações permitem conhecer o Tempo Médio de Estocagem dos produtos e o Giro do Estoque, sendo possível, até mesmo, calcular a Demanda por Capital de Giro e identificar possibilidades de diminuição dos recursos aplicados no Capital de Giro.

Leia também: Capital de giro: você conhece as formas de usá-lo?

No que se refere à venda de combustíveis, quando o posto tem o Programa de Fidelidade do ClubPetro, já é possível acessar essas informações em tempo real.

O gestor do posto precisa conhecer as suas Despesas. Para isso, é indicado separar as despesas em grandes Grupos e Subgrupos. Assim é possível conhecer as fontes para cada um destes e analisar, inclusive, o volume e a evolução dos gastos levantados.

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Vejamos alguns exemplos de Grupos de Gastos e seus respectivos Subgrupos normalmente encontrados no cenário dos postos de combustíveis::

1. Despesas com Pessoal
   1. Salários e Encargos.
   2. 13º Salário.
   3. Impostos (INSS/ FGTS).
   4. Equipamentos de Proteção Individual (EPI´s).
   5. Benefícios.
   6. Treinamento.
   7. Exames Diversos.
2. Despesas com Promoção e Propaganda
   1. Prêmios.
   2. Descontos.
   3. Divulgação em jornais, rádios, etc.
   4. Criação e impressão de materiais gráficos.
3. Despesas gerais
   1. Produtos de limpeza.
   2. Telefone.
   3. Água.
   4. Luz.
   5. Internet.
   6. Consultoria.
   7. Aluguel.
   8. Depreciação.
4. Impostos
   1. Municipais, Estaduais e Federais.
5. Despesas bancárias e financeiras
   1. Juros.
   2. Taxas bancárias.
6. Despesas para operacionalização da Loja de Conveniência
7. Despesas com Obras e Manutenção (quando houver)

A partir do momento em que o gestor utiliza a classificação de gastos em Grupos e Subgrupos, ele consegue ter clareza das informações, analisar separadamente os principais custos e mensurá-los. Fazendo isso, torna-se possível identificar se há tendência de aumento, redução ou manutenção dos gastos em cada um dos Grupos e Subgrupos, possibilitando uma gestão mais adequada ao contexto que o posto se encontra.

Estes gastos também podem ser classificados em Custos Variáveis e Custos Fixos. O Custo Variável é a alteração no custo total associado a cada mudança na quantidade ou no volume vendido. Já o Custo Fixo é a parcela do Custo Total que não muda quando ocorre uma alteração na quantidade do direcionador de custo dentro de um intervalo relevante.

O Custo Total de um produto ou serviço é composto por Custos Fixos + Custos Variáveis.

A partir do momento em que as informações a respeito das Receitas e Despesas do posto são organizadas, o gestor consegue analisar as contas de resultado, que representam o maior interesse dos revendedores, e com isso acertar na tomada de decisão.

Analisando o resultado, o gestor identificará se precisa trabalhar para aumentar as receitas, diminuir os gastos, ou combinar estas duas estratégias, para que o resultado futuro a ser proporcionado pelo posto possa ser maior, e consequentemente, GERAR VALOR aos sócios/proprietários.

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A tomada de decisão baseada em dados é uma ferramenta importante para garantir que o seu posto de combustíveis atinja os objetivos desejados

Por isso, é importante catalogar o máximo de dados úteis possíveis para embasar as decisões a serem tomadas e adicionar previsibilidade sobre os cenários vindouros. Dessa forma, o gestor consegue criar estratégias para aproveitar pontos fortes ou prevenir que ameaças internas/externas impactem no resultado.

O ClubPetro conta com soluções desenvolvidas para auxiliar o revendedor a tomar decisões baseadas em dados confiáveis e ter a visão geral da performance do seu posto de combustíveis.

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Dúvidas frequentes sobre a tomada de decisões baseada em dados nos postos de combustíveis: