Você tem problemas para controlar as atividades dos funcionários no seu Posto de Combustíveis? Tem dificuldade em criar uma rotina de trabalho na qual possa prever, por exemplo, alguma situação que poderia sair do seu controle? Saiba que existem formas de fazer uma gestão mais próxima e eficiente sem que esteja, necessariamente, o tempo todo ao lado dos seus funcionários.
No Descomplicando a Revenda de hoje, falaremos sobre uma metodologia para gestão ágil que aplicamos tanto aqui, no próprio ClubPetro, como também nos postos da Rede Pires. Continue conosco e saiba como aplicar o SCRUM no seu Posto de Combustíveis!
Um dos grandes problemas nos empreendimentos é a falta de um controle mais aproximado e assertivo com os colaboradores. Com a correria do dia-a-dia, verificar com frequência as atividades realizadas é, em muitas vezes, difícil ou até mesmo, impossível. Em algumas situações, os resultados só são avaliados quando o momento é crítico ou quando foram geradas consequências não agradáveis para a empresa.
Em postos de combustíveis, mesmo com a presença de gerentes e supervisores treinados, esse cenário é comum. Então, caso isso aconteça no seu Posto, o que acha de mudar a forma de execução de todo o trabalho e acabar com esse problema? Troque a metodologia tradicional, em que o projeto apenas segue o seu rumo, independente dos resultados, pela gestão ágil e torne os resultados duradouros e mais eficientes!
O que é SCRUM?
O SCRUM é um framework (conjunto de bibliotecas ou componentes que são usados para criar uma base onde sua aplicação será construída), criado na década de 90 pelos americanos Ken Schwaber e Jeff Sutherland com o objetivo de acelerar a entrega dos resultados e aumentar a velocidade de execução das tarefas. Ele gera diversos benefícios, como aumento da comunicação entre todos os envolvidos do projeto, correção de erros com mais facilidade e constância, menos acúmulo de problemas e mais clareza e transparência no processo por meio de uma gestão à vista – técnica comprovada que melhora os resultados do seu time.
Então, nosso objetivo é te ajudar a fazer essa adaptação por conta própria. Dessa forma, para aplicar o SCRUM no seu Posto de Combustíveis, recomendamos que siga o ciclo abaixo que é bem simples.
Aplicando o SCRUM no seu Posto de combustíveis
1. Montagem do Backlog
Mas antes, o que é um Backlog? A grosso modo, o backlog se trata de uma lista de tarefas ou pedidos que estão em espera no seu projeto para que sejam priorizados antes de dar início ao novo projeto. Dessa forma, primeiramente você deverá listar todas as ações a serem feitas e as atividades necessárias para que o trabalho executado no posto possa ser realizado e melhorado. Faça tarefas bem descritas, que proporcionem o bom entendimento de todos, desde os gerentes até os frentistas. Pense bem em todas as tarefas, como por exemplo: coleta de feedback dos clientes, inserção de práticas preventivas de manutenção das ferramentas, reprogramação de escala, enfim, tudo que promoverá melhorias no local.
2. Priorização das atividades
Em seguida, priorize as ações que são mais importantes para serem feitas nas próximas 2 semanas (esse prazo pode ser menor ou maior, até 4 semanas, dependendo da sua necessidade) e que irão gerar mais valor para a empresa. Enumere conforme a urgência e emergência de cada atividade, tanto em relação à necessidade quanto ao prazo, para ter certeza que tudo o que é necessário a ser feito será selecionado.
3. Reunião de planejamento
Com o Backlog pronto, em uma reunião juntamente com o responsável pela aplicação do SCRUM, caso julgar necessário ter um, e de toda a equipe que irá realizar as atividades, discuta cada uma das tarefas e escolha aquelas que deverão fazer parte do próximo Sprint – esse é o nome do período de 2 a 4 semanas mencionado anteriormente, o qual a equipe terá para executar as tarefas. Se quiser, também estime o esforço de cada ação para realizar futuras análises por meio de uma técnica denominada Planning Poker, que nada mais é que pontuar as tarefas que estão sendo inseridas. A pontuação será feita com a ajuda de todos que participarem da reunião e, a nota final, será a média de todas as notas atribuídas por cada participante.
4. Execução do Sprint
Atividades selecionadas? Hora de execução! Diariamente, pelo período matinal, realize reuniões com toda a equipe de, no máximo, 15 minutos. Por meio desses encontros no próprio local de trabalho, os colaboradores irão se inteirar sobre o andamento das atividades que estão sendo executadas por outras pessoas, discutir estratégias a serem colocadas em prática e relatar todos os impedimentos para que as tarefas delegadas sejam cumpridas. Não se esqueça de documentar todas essas informações!
5. Revisão e Retrospectiva
No fim do prazo estipulado, reúna toda a equipe e converse sobre tudo o que foi executado. Cada pessoa relata como realizou as atividades, os resultados que obteve, os impedimentos que os fizeram postergar ou impossibilitaram o fim de cada uma e o que poderia ser feito para que a entrega fosse ainda melhor. Isso irá gerar maior transparência e alinhamento de informações entre toda a equipe e motivá-la para futuros trabalhos.
Você pode ver o funcionamento da metodologia no esquema abaixo:
Enquanto o sprint estiver em andamento, você deverá cuidar para que as tarefas para o próximo sprint sejam adicionadas ao backlog, conforme a necessidade. Com as tarefas adicionadas e logo após a reunião de retrospectiva, é hora de iniciar um novo sprint de acordo com as tarefas que foram priorizadas e assim, sucessivamente.
Naturalmente, você e sua equipe perceberão que estarão, de fato, em um ciclo no qual poderão desenvolver todas as tarefas que necessitam para alcançar os objetivos do seu negócio. Dessa forma, a aplicação da metodologia no dia a dia da gestão do seu Posto de Combustíveis se tornará um hábito no qual todos os colaboradores estarão participando de forma ativa nas tomadas de decisão.
Combine o SCRUM com outras ferramentas
É importante ressaltar que, além da metodologia SCRUM, existem outras ferramentas que também estão relacionadas à gestão ágil e você poderá combiná-las da forma que melhor atenda as suas necessidades. Além disso, o que trouxemos no artigo de hoje foi uma forma bem resumida de como você pode aplicar o SCRUM no seu Posto de Combustíveis. Para aprofundar nesse tema, uma dica é criar conexões com outros revendedores que também aplicam essa e outras ferramentas para otimizar a gestão dos seus Postos de Combustíveis.
Uma das formas de criar conexões e, consequentemente, compartilhar experiências é participando de eventos voltados para o setor da revenda de combustíveis como feiras, palestras etc. Pensando nisso, eu tenho um convite especial para você!
De Revendedor Para Revendedor, o que você pode aprender com o evento?
No dia 12 de agosto, no nosso evento “De Revendedor Para Revendedor”, que acontecerá um dia antes da ExpoPostos, teremos diversas palestras, ministradas por revendedores que aplicam metodologias e ferramentas para melhorar a gestão do seu negócio, melhorar o atendimento, relacionamento com o cliente e alcançar os melhores resultados no dia a dia. Essa é uma excelente oportunidade para você aumentar o seu conhecimento e depois aplicar as melhores práticas no seu Posto para também alcançar os resultados que tanto almeja e criar conexões para compartilhá-las com o ecossistema gerado pelo evento. Não fique de fora!
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