Você já ouviu falar na metodologia 5S para a gestão dos postos? Se a resposta foi negativa, tente responder às seguintes: o seu Posto de Combustíveis, ou posto em que trabalha, é organizado ou é daqueles em que ninguém consegue encontrar absolutamente nada? Você sabe exatamente onde está cada ferramenta na oficina, cada material no depósito ou cada item do escritório?

Se, mais uma vez, a resposta foi negativa, você precisa começar a se preocupar com sua própria organização e também no ambiente do seu posto. Um ambiente desorganizado afeta, diretamente, a produtividade e a saúde da equipe e pode determinar, por exemplo, o sucesso ou fracasso dos seus objetivos. Mas calma, porque hoje vou falar de uma metodologia que vai te ajudar a resolver este problema: é a metodologia 5S, que refere-se à melhoria da organização, disciplina e excelência operacional. Não sabe do que se trata e nem como aplicá-la? Quer saber mais? Então continue a leitura, assista o vídeo ou clique no player abaixo para escutar o artigo.

O que é a metodologia 5S

Se trata de um sistema de gestão, com etapas distintas. Mas antes é preciso entender como surgiu esse sistema e porque leva esse nome.

Esta metodologia surgiu no Japão, pós Segunda Guerra Mundial, para que pudesse ser aplicada na reestruturação do país, devastado. O objetivo inicial foi alcançado e a consequência disso é que, hoje, o Japão é uma das maiores potências econômicas do mundo.

A metodologia 5S para gestão dos postos de combustíveis

Por conta do sucesso, a metodologia passou também a ser implementada em empresas que enxergaram os resultados que ela poderia trazer. Porém, no setor de combustíveis, mais especificamente nos postos, é difícil incorporar uma nova metodologia, ferramenta, tecnologia ou qualquer outro tipo de sistema, porque os revendedores encontram diversas dificuldades no dia a dia da gestão. Faltam braço e tempo.

Além disso, sempre que damos dicas para facilitar a gestão do posto, diversos revendedores falam que falta uma maior orientação de como implementar e como garantir que isso tudo seja incorporado à cultura do negócio. Este é um dos motivos de termos criado este canal aos revendedores e profissionais que trabalham com postos. Queremos ajudá-los a alcançar os resultados traçados. Por isso, agora você vai entender o que significa cada um dos “5S” além dos 7 passos para implementar a metodologia em seu posto.

O que significa cada S da metodologia 5S

Essa metodologia, como o próprio nome sugere, é dividida em 5 princípios, ou, como preferir (SILVA 1994), 5 sensos que são a base para aplicar um sistema de gestão da qualidade. São eles:

Seiri (senso de utilização)

Consiste em selecionar e eliminar o que é desnecessário do local de trabalho. Refere-se ao remanejamento dos recursos que não são úteis. Em sentido amplo, estende-se à eliminação de tarefas desnecessárias, correta utilização de equipamentos, excesso de burocracia e desperdícios de recursos em geral.

Seiton (senso de organização)

Definir os locais apropriados para estocar, guardar ou dispor os materiais, ferramentas, equipamentos e utensílios. Este senso melhora a comunicação visual para que auxilie no acesso rápido, além de facilitar o fluxo das pessoas.

Seisou (senso de limpeza)

Eliminar a sujeira ou objetos estranhos para manter o ambiente limpo. Não se trata apenas do ato de limpar, mas, principalmente, do ato de não sujar, onde cada pessoa deve cuidar da sua própria área de trabalho e manter o ambiente agradável.

Seiketsu (senso de padronização e saúde)

Resume-se em quesitos como higiene, saúde e integridade. Desenvolve condições favoráveis à saúde física e mental dos colaboradores, além de garantir que os outros sensos sejam colocados em prática no dia a dia e normatizados.

Shitsuke (autodisciplina)

Consiste na disciplina e compromisso dos colaboradores com o novo padrão estabelecido. É importante investir em treinamentos e feedbacks para que a metodologia seja aplicada e incorporada à cultura da empresa.

7 Passos para aplicar a metodologia 5S em seu Posto

Como você pôde perceber, os próprios sensos já seguem uma ideia de implementação da metodologia através de uma sequência lógica. E para te ajudar a colocá-la em prática, trouxe um passo a passo, que consiste em 7 etapas. Vamos à eles.

Passo 1 – Planejamento

Planeje todas as etapas e o mais importante: envolva seus funcionários no projeto. Isso inclui, por exemplo, determinar a liderança. Quem será o responsável pela aplicação da metodologia e do acompanhamento, da cobrança? Reúna os setores, explique e mostre exemplos de sucesso de empresas que aplicaram. Mostre o antes e depois.

Passo 2 – Seleção e descarte

Tudo aquilo que não for mais usado deve ser direcionado a outro setor que precise do item, doado ou ainda descartado de maneira correta, preservando sempre pela reciclagem. Nesse passo é válido fotografar todos os ambientes para que você e sua equipe acompanhem a evolução do projeto.

Passo 3 – Defina os locais

A palavra “seiton” significa ordem. Neste passo, você e sua equipe deverão definir os locais para cada coisa. Organize prateleiras, gavetas, armários, ferramentas, utilize caixas, suportes, estantes etc. Ao envolver a equipe no projeto, você deve deixar claro que cada um deverá cuidar da sua unidade. Dê liberdade aos colaboradores para que escolham os melhores locais para guardar cada item. Afinal, são eles que trabalharão no dia a dia. Isso contribui, por exemplo, para a ergonomia adequada do local de trabalho.

Passo 4 – Identificação e sinalização

Coloque etiqueta, placa, aviso e adesivo em tudo. Tudo que vai, deve voltar. Isso garante que o espaço fique visualmente adequado para que qualquer pessoa que irá trabalhar saiba exatamente onde está cada item. Isso é fundamental para que você elimine o desperdício de tempo dos seus colaboradores e impacta diretamente na produtividade de todos. Além de sinalizar, o objetivo é também orientar. Por exemplo, você pode colocar avisos nos cômodos como: apague a luz, dê descarga, mantenha o local organizado e por aí vai. A criatividade nessa etapa conta muito. Então, mais uma vez, envolva os colaboradores.

Pela lei, existem sinalizações obrigatórias para um serem colocadas em um Posto de Combustíveis. Você sabe quais são? Temos um eBook que explica quais são, além de mencionar também toda a documentação. Clique no banner abaixo e baixe gratuitamente!

Passo 5 –  Limpeza constante

Eu sempre falo que, manter um ambiente sempre limpo e organizado é mais fácil que determinar um dia ou dois, por exemplo, para isso.Conforme a sujeira e a bagunça vão se acumulando, mais difícil será para você tirar um dia na semana ou no mês para que a arrumação seja executada. Se você mantém o local organizado, automaticamente, em pouco tempo, criará o hábito de deixá-lo sempre assim.

Passo 6 – Auditoria

Com o sistema rodando, é hora de começar a realizar as auditorias para garantir que ele continue funcionando. Aqui, você terá uma ótima oportunidade para executar o exercício da liderança. O líder sabe o que deseja e todos os colaboradores daquele setor também. Uma dica aqui é que o líder reúna o grupo daquele posto de trabalho para que façam a auditoria juntos. Crie uma lista para cada setor com os itens mais importantes que devem ser auditados. Ou seja, coloque na lista os procedimentos que todos devem estar atentos, como manter uma luz apagada, uma porta fechada, uma ferramenta que deve estar sempre na caixa e assim em diante.

Passo 7 – Divulgação e continuidade

Divulgue os resultados da auditoria, faça um quadro para desenvolver uma competição saudável entre os setores e continue executando-as em um período determinado. Além disso, apresente as fotos de antes e depois. Tenho certeza que seus colaboradores ficarão impressionados com o resultado. Mas só isso não basta. Dê o exemplo. Cobre e continue trabalhando duro para que a metodologia seja incorporada à cultura do seu Posto. Você só tem a ganhar.

Ao implementar o Programa 5S, faça uma breve reunião semanal para abordar os conceitos e efetivar sua realização. Na primeira semana, por exemplo, explique o programa e peça ideias aos funcionários. Essas ideias devem ser compiladas em um plano de ação e acompanhadas por meio de um cronograma e atas que vão fazer parte de toda a documentação do seu projeto. Assim, você estabelece que a metodologia seja sempre colocada em prática e contribui para a gestão de conhecimento do seu Posto.

Aqui faço uma ressalva, porque na verdade existe ainda um passo zero: sair da inércia, se mexer e ir atrás de mais conteúdos para que entenda se essa metodologia vai mesmo fazer sentido para o seu Posto e se está disposto a aplicá-la. Senão você vai perder o seu tempo e o tempo dos outros colaboradores.

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