Temos vivido situações muito interessantes no complexo mundo da gestão do caixa e proteção do Capital de Giro na Revenda de Combustíveis.
Este universo de processos de controladoria, se distingue de muitos outros de empresas de varejo, onde a gestão financeira ainda se faz de forma empírica, desconsiderando a leitura dos resultados operacional e financeiro.
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Muitos revendedores encerram os controles verificando tão somente se o caixa do turno bateu e se dão por satisfeitos quando tudo parece estar conferido. Entretanto, para que haja boa interpretação dos resultados, há que se saber que esse caixa é apenas uma transição dos valores auferidos em estoques, a preço de custo, levados à débito, creditando o movimento do PDV, agora à preços de venda, conciliando aquilo que se vendeu com o que foi recebido nas diversas modalidades de pagamento (crédito, cartões de crédito e débito, fiado e dinheiro). Mas, só isso não basta.
Esse movimento deve ser entendido como uma etapa de aferição da movimentação do capital de giro, circulante, disponível para a operação e que merece ser blindado de desvios no plano de contas.
Muito já se sabe sobre a necessária conciliação dos bancos x sistema, função essencial para que se cumpra uma etapa, mas na verdade, isso merece um desenho funcional.
O caixa do Posto é um confronto de diversas fases, começando pelo dinheiro que estava no banco, oriundo do giro do faturamento anterior com seu lapso de tempo necessário à sua efetivação, como 30 dias para cartões de crédito, 2 para débito e pelos menos 1 dia para pagamentos em dinheiro, até que se cumpra o depósito na conta corrente e sua conciliação. Assim, se faz extremamente necessário que toda movimentação de vendas esteja presente na conta corrente do banco, antes que se satisfaçam quaisquer despesas.
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Explico o porquê: quando lemos a Demonstração de Resultados (DRE), vinculamos na conta faturamento, tudo que vendemos ao preço de vendas, menos aquilo que gastamos para pagamento de despesas. Esse saldo parece ser o resultado, mas não é.
Ocorre que este faturamento mensal aparente nas demonstrações ainda não viraram caixa, pois saíram dos tanques, via PDV e foram parar nas contas de balanço, ou seja, nas contas à receber, sujeitas à conciliação em seu tempo creditício.
Já as despesas, são liquidadas na conta resultado e isso confunde a análise. Tem quem entenda essa diferença em apuração por caixa ou por competência. Isso quer dizer que, quando levamos em conta faturamento como receitas de vendas, desconsideramos o tempo em que passará nas eventuais variações dos preços de custo dos combustíveis. Ou seja, a cada alta de produtos no meio do caminho, o Posto não contemplará a necessidade de reposição do capital de giro necessário a que se destine nas novas compras com preços diferenciados, tanto para cima como para baixo.
Então, como sair dessa sinuca de bico?
Vamos por fases de entendimento:
- O giro está originalmente no banco.
- Do banco, vai para o estoque, quando compramos, como conta de balanço e não de resultado.
- Sai do estoque e vai para o PDV, passando pelo crédito antecipado na leitura das bombas. Ai se encontra uma conta de resultado, que é a diferença entre o preço de custo para o preço declarado para venda no sistema. A diferença é o lucro bruto operacional.
- Sai do PDV e vai para as contas à receber, como crédito e para o Banco precisa ir tudo aquilo que seja movimentação em dinheiro. Nessa hora, conseguimos conciliar se o caixa bateu financeiramente pelo movimento, porém devemos entender que a raiz de tudo foi esse movimento dos estoques.
- Esse estoque é que integra a leitura do caixa e portanto, deve ser também conciliado diariamente, através da leitura pelo LMC (Livro de Movimentação de Combustíveis), ou pelo sistema x medições automáticas, por régua, ou por contagem nas lojas.
Quer dizer que, se o caixa bate, mas o estoque não, temos um grande problema a resolver. Isso inclui também a gestão das variações dos estoques nas lojas de conveniências, que geralmente não recebem contagem sistemática diária, semanal ou mensal para conferências.
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A Necessidade Líquida de Capital de Giro (NLCG), é uma conta importante para o Revendedor entender, e significa a necessidade de capital suficiente para que se consiga pagar o que se deve com o que se tem a receber, excluindo saldo de movimento em banco.
Essa conta deve ser vigiada da mesma forma que o caixa, já que essa leitura e suas alterações é que vão dar a noção correta daquilo que se fez como resultado financeiro e econômico na operação do Posto e da Loja. Portanto, há que se pesar o fato de que não devemos fazer nenhum pagamento pelo caixa do Posto, ou se o fizermos, devemos lançar corretamente no plano de contas para que não hajam desvios nesse processo de controladoria.
No fim, com a leitura da DRE (Demonstração do Resultado de Exercício), focaremos na variação do capital circulante nas contas de balanço. Como o português da padaria, que conta tudo o que comprou, pagou, o que sobrou e mais a variação do estoque de trigo.
No nosso caso, precisamos tirar uma foto desse capital circulante todo fim de mês e verificar se a sua variação foi positiva como a DRE. Veja como fazer:
- Tire uma foto do seu estoque à preço de custo. Conte tudo, inventarie e se tiver sistema de gestão, atualize-o declarando as faltas, se houverem como perda de inventário. Isso aparecerá na DRE.
- Some todo o seu ativo circulante, como tudo o que tem nas contas à receber, dinheiro em trânsito, cartões de débito não conciliados, cartões de crédito à receber (todos), some seu fiado, seus cheques pré- datados à depositar e seus saldos nas contas correntes e aplicações financeiras (se tiver).
- Agora, some seu passivo circulante, tudo aquilo que ainda precisa pagar, nas contas que advém apenas dos estoques que ainda não foram pagos, mas também seus cheques pré-datados emitidos por você, que ainda não foram depositados. Despreze aí as contas de despesas recorrentes ou de competência do mês anterior. Se houver parcelamentos e financiamentos, inclua nos débitos todas as parcelas vincendas.
- Agora, dos seus ativos circulantes, diminua esse passivo e terá um saldo de capital circulante líquido.
- Comece por aí a sua leitura.
No próximo mês, faça o mesmo e veja qual foi a variação, nessa chamada conta de balanço entre essa primeira conta em relação à segunda.
Se seus processos de lançamentos estiverem corretos e auditados, podemos dizer que seu caixa está batido e nada está escapando dos processos de controle.
Agora, volte-se para interpretação da Demonstração de Resultados do seu sistema e verifique se o resultado operacional é transferido para esse balanço. Se não bater, “tem boi na linha”. Neste caso, existem algumas coisas a se fazer como:
- Verificar se o seu processo de controle de caixa está contemplando a variação dos estoques, ou se estão vendendo seus produtos sem dar baixa no sistema fiscal.
- Se os lançamentos de entrada de nota de compra estão corretos.
- Se as bombas estão aferidas, os tanques estão estanques ou se ocorrem vazamentos.
- Se o processo de recebimento de combustíveis precisa ser revisto.
- Se você está contemplando o lançamento da evaporação no LMC e no sistema fiscal, com emissão de nota de evaporação mensal.
- Se seus cartões estão conciliados.
- Se não existem despesas realizadas pelos sócios ou por funcionários que não estejam lançadas no sistema.
- Se descontos à clientes estejam fora do sistema, em cada venda.
Se tudo isso parecer difícil, não desista. Peça ajuda a consultores especializados em gestão que poderão te auxiliar em muito na correção da sua rota para o sucesso.
Carlos Giordano Jr tem mais de 40 anos de atuação no mercado de postos de combustíveis e lojas de conveniências . É fundador da Consiglio, incubadora e desenvolvedora de ideias, nascida com o propósito de ajudar a construir empresas sustentáveis e de sucesso.
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