As empresas que trabalham com frotas corporativas, seja de carros, motos ou caminhões, lidam com o desafio de realizar o controle de combustível de frota. Independentemente do tipo de veículo utilizado, os gastos de abastecimento estão entre os principais custos operacionais dessas empresas e precisam ser controlados.
Dessa forma, é possível avaliar uma série de indicadores e realizar ajustes para tornar a sua operação mais eficiente, reduzir custos e aumentar a produtividade. Como o preço dos combustíveis aumentou muito recentemente, esse controle vai impactar de forma significativa os resultados financeiros e o fluxo de caixa da sua empresa.
Neste artigo, vamos explicar melhor a importância de realizar o controle de combustível de frota, quais as vantagens e como efetuar essa gestão de forma eficiente. Continue lendo!
Qual a importância do controle de combustível de frota?
Como explicamos, o controle de combustível de frota é importante para reduzir custos e aumentar a produtividade da sua empresa. Isso pois esse controle ajuda a tornar o planejamento das frotas mais assertivo, com ações que visam à economia de gasolina, etanol ou diesel. As empresas que fazem esse monitoramento também conseguem identificar quais os veículos com melhor e pior desempenho.
Mas as vantagens do controle de combustível de frota não param por aí! A seguir, vamos explicar cada uma delas. Confira:
Redução de custos
Ao realizar o monitoramento dos gastos de abastecimento, as empresas conseguem identificar o preço de cada produto, qual combustível é mais econômico e qual deles tem o melhor custo x benefício para cada veículo.
Lembre-se que alguns veículos funcionam com mais de um tipo de combustível, mas nem todos apresentam o mesmo desempenho no automóvel. Há bastante variação de rendimento entre eles – algo que deve ser observado e analisado pela sua empresa.
Feito o monitoramento, você terá como prever o valor de cada quilômetro rodado e escolher o produto que vai render mais conforme as especificidades da sua frota. Sendo assim, evita-se o prejuízo financeiro na empresa, que terá mais segurança para fazer outros investimentos, como abrir novas filiais, desenvolver novos serviços e expandir seu corpo de funcionários.
Projeção de gastos
Com todas essas informações que serão coletadas, você também vai conseguir fazer uma projeção de gastos futuros, pois terá dados suficientes para estimar o consumo de combustível a longo prazo.
Isso é importante para fazer o orçamento da sua empresa e garantir a provisão dos recursos necessários para o futuro, reduzindo as chances de haver algum imprevisto com as frotas e/ou algum prejuízo financeiro para a empresa.
Aumento da produtividade
Outra vantagem desse monitoramento é o aumento da produtividade nas empresas devido à otimização do trabalho com as frotas. Isso acontece pois acompanhar o consumo de combustível de cada veículo ajuda a identificar os motoristas que têm um comportamento inadequado em relação às políticas estabelecidas pela empresa.
A partir dessas informações, você pode implementar ações mais assertivas de gestão, como treinamentos de direção defensiva, políticas de recompensa para condutores exemplares e medidas punitivas para aqueles que infringem as normas estabelecidas. Além de traçar rotas mais estratégicas e implementar ações preventivas com todos os veículos.
Com essas práticas, as frotas conseguem realizar mais viagens, percorrer maiores distâncias e, consequentemente, gastar menos. Essa redução de custos não diz respeito apenas aos combustíveis, como explicamos anteriormente, mas também às manutenções e multas, entre outras coisas.
Identificação dos hábitos de abastecimento
Quando a empresa faz o controle de combustível de frota, ela consegue identificar os hábitos de abastecimento dos motoristas. É possível descobrir se existe uma programação de abastecimento, se os veículos são abastecidos sempre que o tanque fica um pouco vazio ou se eles estão sempre rodando com o tanque quase vazio.
Para evitar custos elevados e manutenções corretivas, você precisa estabelecer parâmetros claros sobre quando as frotas devem ser abastecidas. Com esses parâmetros, também evita-se que o abastecimento seja feito em algum posto desconhecido em vez de ser feito sempre com o melhor fornecedor.
Como fazer o controle de combustível de frota?
Agora que você já entende a importância de fazer o controle de combustível de frota, vamos explicar como fazer esse monitoramento. Confira:
1. Faça a manutenção da frota
Não há como garantir um bom controle do combustível sem realizar a manutenção da frota, certo? Afinal, os veículos sem manutenção consomem mais combustível do que o normal, apresentam mais riscos de acidente e ficam mais tempo parados em conserto.
Dessa forma, as empresas devem realizar todas as revisões programadas para o período de garantia dos veículos, além de criar um cronograma de manutenção das frotas. É importante calibrar os pneus, fazer a inspeção de partes mecânicas, hidráulicas, entre outros componentes que podem atrapalhar o desempenho dos automóveis.
2. Invista em um software para controle de combustível
Hoje em dia, a tecnologia é utilizada em diversos setores para auxiliar nas mais variadas funções. E, como não poderia ser diferente, ela auxilia no controle de combustível de frota e se faz muito necessária para as empresas, principalmente quando as frotas são grandes.
Com um bom software para administrar o consumo de combustível, você terá à disposição um sistema que pode coletar, organizar e disponibilizar todas as informações sobre as atividades dos veículos e motoristas. Dessa forma, é possível acompanhar as rotas que os condutores estão seguindo, se estão respeitando o limite de velocidade, se teve frenagem fora do padrão etc.
Além disso, um software para controle de combustível pode auxiliar no registro dos abastecimentos feitos em cada veículo da sua frota. Essa ação possibilita que você extraia relatórios em relação à média de consumo dos veículos e performance de cada motorista.
3. Capacite a sua equipe
Mais do que investir em tecnologia de ponta, você precisa capacitar sua equipe. Afinal, de nada adianta utilizar os melhores recursos tecnológicos, se os seus colaboradores não estiverem engajados no trabalho. Lembre-se que eles são fundamentais para sua empresa conquistar os resultados esperados.
Por isso, é necessário investir em boas condições de trabalho, segurança, treinamento e reuniões sobre a proposta da gestão. Essas ações vão ajudar a diminuir maus hábitos, como frenagem brusca, uso incorreto das marchas, acelerações constantes, entre outros; além de desenvolver na equipe a compreensão sobre estratégias de consumo de frotas.
4. Faça o controle da quilometragem
Se você deseja economizar, fazer o controle da quilometragem rodada pelos veículos da sua frota é muito importante. Assim, você vai descobrir se os motoristas estão percorrendo as distâncias estabelecidas ou se estão andando mais do que o previsto.
Como explicamos, existem softwares que reúnem diversas informações sobre os veículos e motoristas, inclusive sobre a quilometragem rodada. Com esses dados, evidencia-se o consumo gasto na frota e quem está apresentando o maior consumo entre os motoristas.
5. Planeje bem as rotas
Como você deve imaginar, quanto maior o percurso traçado pelo motorista, maior será o gasto com combustível. Por isso, outra dica para fazer o controle de combustível de frota é planejar bem as rotas que serão traçadas.
Mais do que reduzir as distâncias percorridas, esse planejamento tem como finalidade identificar os pontos em que há algum problema nas rodovias, a fim de incluir nas rotas apenas as rodovias que apresentam um bom estado de conservação e menos engarrafamento.
6. Identifique cada veículo e motorista
Outra vantagem que os softwares proporcionam é identificar o gasto de combustível por cada veículo e motorista. Isso é fundamental para reduzir gastos, já que ajuda a identificar os hábitos dos condutores e quais os pontos fortes e fracos de cada um.
Entre os dados que você pode analisar com o uso de uma ferramenta específica, destacamos:
- veículos e motoristas que mais gastam combustível;
- relação entre o ponto de abastecimento do condutor e o consumo;
- motoristas mais econômicos em cada rota;
- rotas mais dispendiosas.
Se você gostou do nosso conteúdo sobre controle de combustível de frota, saiba que, assim como os softwares mencionados, existem outras técnicas e ferramentas que podem ajudar na gestão de custos da sua empresa. Para saber mais sobre algumas delas, basta continuar navegando pelo nosso blog!
