A gestão de fluxo de caixa em postos de combustíveis ainda é motivo de dúvidas e preocupações para revendedores. Trata-se de uma ferramenta gerencial utilizada para controlar entradas, saídas, contas a pagar, contas a receber e demais movimentações financeiras de um negócio em um determinado intervalo de tempo.
Independente de quantas unidades compõem a empresa ou de onde os postos estão localizados, a gestão de fluxo de caixa tem enorme importância para a saúde financeira do negócio.
Confira, agora, 7 dicas simples para manter um fluxo de caixa eficiente e garantir a saúde financeira do posto, mantendo-o a salvo nos momentos de crise e transformando os desafios em oportunidades de crescimento.
1. Garanta a atualização diária dos dados
Para ser eficiente e colaborar para o crescimento do negócio, o fluxo de caixa deve refletir exatamente a realidade financeira do seu posto de combustível, com base em dados atualizados diariamente.
A equipe de funcionários deve estabelecer critérios para diferenciar os dados, de modo que a visualização das planilhas permita a identificação imediata dos dados referentes às receitas, diferenciando-as das despesas.
O importante é seguir sempre a regra e garantir que todas as operações de receita e despesa sejam registradas da mesma forma. Isso facilitará bastante a sua rotina de administração financeira.
Outra dica bastante válida é a adequação das práticas de recebimento e dos prazos de pagamento às características do fluxo de caixa de cada posto.
2. Adeque os recebimentos e prazos ao valor do fluxo de caixa
O valor total do fluxo de caixa deve determinar tanto as possibilidades de formas de pagamento oferecidas aos clientes quanto o prazo negociado com as distribuidoras.
Dessa forma, se um posto de combustível tem um valor de fluxo de caixa mais baixo, é preciso optar exclusivamente pelo pagamento à vista (em dinheiro ou no cartão de débito) e verificar com a distribuidora a possibilidade de estender o prazo para pagamento das remessas.
Por outro lado, quando o fluxo de caixa tem valores altos, os revendedores podem oferecer aos clientes a vantagem do pagamento com o cartão de crédito ou o cheque. Nestes casos, existe a possibilidade de permitir também o parcelamento da compra. Para evitar prejuízos que comprometam os resultados do negócio, os gestores devem trabalhar com prazos de recebimento mais reduzidos.
Ainda em se tratando de valores de fluxos de caixa mais elevados, a negociação com os fornecedores pode resultar em custos menores para a aquisição dos combustíveis, uma vez que é possível manter o estoque com prazos de pagamento mais curtos e com custos menores.
Nesse sentido, conquistar a confiança dos fornecedores e abrir espaço para negociar o pagamento da mercadoria é fundamental para a saúde do fluxo de caixa dos postos de combustível.
3. Otimize o relacionamento com os fornecedores
Para diminuir o impacto do pagamento das remessas sobre o fluxo de caixa, os gestores devem otimizar o relacionamento com as distribuidoras, adotando práticas que abram espaço para a negociação dos prazos e para a redução dos juros cobrados.
Para isso, é importante estar atento aos valores acordados e às datas previstas para quitação das dívidas, garantindo que todas as operações sejam feitas da forma prevista no contrato de compra.
Assim, o fluxo de caixa oferece elementos importantes para que os gestores possam realizar um bom planejamento financeiro e a tomada de decisão em relação às sobras ou às faltas de caixa, desde que todas as operações estejam devidamente identificadas.
4. Identifique cada tipo de movimentação financeira
Ao separar os processos que acontecem diariamente ou semanalmente daqueles que são totalmente esporádicos, você consegue aumentar a base de informações para tomar decisões quanto à saúde financeira do seu negócio.
Isso é fundamental para orientar escolhas que fazem toda a diferença no desempenho da empresa no mercado, tais como a realização de ações para diminuir custos ou para aproveitar melhor os resultados de uma aplicação financeira.
Outra diferenciação muito importante, mas que nem sempre é realizada no dia a dia da gestão do fluxo de caixa, é a separação das contas a pagar e a receber.
As despesas, fixas ou não, relativas a taxas de aluguel, internet, impostos e outros pagamentos devem ser identificadas como contas a pagar. As vendas parceladas também devem ser identificadas como tal.
Ao conhecer tanto o saldo atual do seu caixa quanto o seu saldo futuro provisionado, você pode se programar melhor para aproveitar os bons momentos nas vendas ou, de forma contrária, para lidar com períodos de escassez, com atenção especial para os pagamentos parcelados.
5. Evite a antecipação de receitas
Um erro bastante comum na gestão do fluxo de caixa é contar com os valores referentes a cartões de crédito, cheques pré-datados e outras formas de pagamento parcelado antes que eles estejam disponíveis no caixa, fazendo da antecipação de receitas uma prática constante.
Ao considerar os valores como recebidos antes que isso tenha acontecido, você gera impressões equivocadas sobre as finanças e pode assumir compromissos contando com um dinheiro que ainda não é seu, além de gerar custos adicionais com a antecipação de recursos.
Por essa razão, o mais correto é fazer o lançamento desses dados apenas no vencimento de cada parcela, para evitar erros que podem comprometer o gerenciamento financeiro por meses.
Além dos cuidados na categorização, é preciso garantir o registro completo de todas as informações.
6. Registre todos os processos de forma completa
Todos os débitos ou créditos, por menores que sejam, devem ser contabilizados de forma completa, pois as pequenas ausências farão uma enorme diferença no fluxo de caixa ao final do período, induzindo os gestores a fazerem análises completamente equivocadas.
A incoerência no acompanhamento dos resultados do negócio faz com que os revendedores tenham mais dificuldade para implementar as mudanças necessárias para promover o crescimento do negócio.
Além de anotar todas as movimentações financeiras, você deve manter a organização dos arquivos. Para isso, vale a pena investir na utilização de programas ou aplicativos especialmente desenvolvidos para facilitar a gestão financeira, como vamos mostrar agora.
7. Invista na automação do fluxo de caixa
Na atualidade, a indústria da inovação disponibiliza uma série de softwares e ferramentas capazes de facilitar todas as tarefas relacionadas ao controle financeiro, garantindo maior exatidão e segurança no registro, acompanhamento e interpretação dos dados.
Quando se tem um sistema computadorizado e integrado, é possível reduzir os erros na gestão e otimizar o trabalho de toda a equipe, seja para identificar as entradas e saídas diárias ou para determinar quais foram os resultados de uma promoção realizada no último mês.
Agora que você já sabe como otimizar a gestão de fluxo de caixa, que tal conferir outro artigo do nosso blog e descobrir qual é o regime de tributação mais adequado para o seu posto de combustível? Aprenda as diferenças entre lucro real e lucro presumido e invista na saúde financeira do seu Posto.
